„Ich mach da nur kurz was.“ – Produktpflege bei YoureCom am Beispiel des Arbeitsplatzes

Es gibt Sätze, die sollte ich als Entwickler eigentlich nicht mehr sagen.

„Ich mach da nur kurz was“ gehört ziemlich weit nach oben.

Beim Arbeitsplatz sind seit dem 18. September inzwischen 50 Commits zusammengekommen. Dahinter stecken neue Funktionen, eine überarbeitete Bedienung, zahlreiche Fehlerkorrekturen und ein umfangreicher Umbau der technischen Grundlage.

Die Versionsnummer bewegt sich dabei von 6.2.13 auf das kommende Update 6.2.14. Sie wirkt angesichts der Änderungen fast ein bisschen schüchtern.

Deshalb möchte ich diesmal genauer zeigen, was bei dieser Produktpflege passiert ist. Denn der Arbeitsplatz ist ein gutes Beispiel dafür, wie weit die Weiterentwicklung eines bestehenden Produkts gehen kann.

Eine Aufgabenverwaltung muss zuerst beim Arbeiten helfen

Der Arbeitsplatz kann für persönliche Aufgaben, die Organisation im Team und die Bearbeitung von Anfragen eingesetzt werden. Das stellt unterschiedliche Anforderungen an dieselbe Oberfläche.

Eine Frage haben diese Einsatzbereiche allerdings gemeinsam: Was muss ich als Nächstes tun?

Die Aufgabenübersicht wurde deshalb grundlegend überarbeitet. Die bisherigen Tabs weichen einer gemeinsamen Liste mit Filtern. Eigene Aufgaben, unzugewiesene Vorgänge, überfällige Aufgaben und anstehende Termine lassen sich direkt über Schnellfilter aufrufen. Trefferzahlen helfen dabei, den Umfang einzuschätzen.

Optional kann der Arbeitsplatz beim Aufrufen zuerst heute fällige Aufgaben zeigen. Aktive Standardfilter werden kenntlich gemacht, damit nachvollziehbar bleibt, weshalb die Liste bestimmte Aufgaben gerade nicht enthält.

Zusätzlich gibt es eine Board-Darstellung, die Aufgaben nach ihrem Bearbeitungsstatus gruppiert. Wer lieber mit Karten arbeitet, bleibt bei der Kartenansicht. Verantwortliche und Fälligkeit stehen direkt an der Aufgabe.

Das klingt zunächst nach Oberfläche. Im Alltag entscheidet es aber darüber, ob du den nächsten Handgriff sofort erkennst oder erst mehrere Ansichten durchsuchst.

Und eine Aufgabenverwaltung sollte möglichst wenig zusätzliche Verwaltungsarbeit erzeugen. Sonst brauchen wir irgendwann einen zweiten Arbeitsplatz, um den ersten zu organisieren.

Neue Aufgaben brauchen weniger Anlauf

Auch das Anlegen wurde überarbeitet.

Ein Schnelldialog bietet die wichtigsten Angaben: Titel, Kategorie, Aufgabenart, Fälligkeit, Beschreibung und die Möglichkeit, die Aufgabe direkt dir selbst zuzuweisen. Für umfangreichere Vorgänge führt ein Link zum vollständigen Formular.

Das vollständige Formular wurde ebenfalls neu gegliedert. Zusätzliche Angaben sind in einklappbaren Bereichen organisiert. Die zulässige Fälligkeitsgrenze lässt sich konfigurieren.

Vor allem können Formularfelder künftig je Aufgabenart angepasst werden. Angaben, die für einen bestimmten Einsatz nicht gebraucht werden, lassen sich ausblenden. Ausgewählte Felder können verpflichtend sein.

Eine persönliche Erinnerung braucht eben andere Angaben als ein Arbeitsauftrag, der verbindlich einer Person zugeordnet werden soll. Diese Unterschiede kann der Betreiber jetzt genauer abbilden.

Zwischen „offen“ und „erledigt“ liegt häufig ein halber Arbeitstag

Eine Aufgabe ist offen. Dann wird sie bearbeitet. Dann fehlt eine Rückmeldung. Dann ist sie wieder in Bearbeitung. Irgendwann ist sie erledigt.

Mit einem einzigen Offen-Schalter lässt sich davon nur ein überschaubarer Teil erzählen.

Deshalb bekommt der Arbeitsplatz eigene Bearbeitungsstatus je Aufgabenart. Im ACP lassen sich Status einschließlich Reihenfolge, Farbe und Startstatus anlegen. Ein Ablauf könnte beispielsweise aus „Neu“, „In Bearbeitung“, „Warten auf Rückmeldung“ und „Erledigt“ bestehen.

Jeder Status gehört weiterhin zur Gruppe offen oder erledigt. Damit können die grundlegenden Funktionen des Arbeitsplatzes mit den detaillierteren Abläufen zusammenarbeiten.

Die Status sind in der Übersicht sichtbar, lassen sich filtern und direkt über die Aktionsmenüs ändern. Auch mehrere ausgewählte Aufgaben können gemeinsam einen anderen Status erhalten.

Dazu kommen vier Prioritäten von niedrig bis dringend. Ihre Vergabe wird über Berechtigungen gesteuert; die Übersicht kann danach gefiltert und sortiert werden.

Unzugewiesene offene Aufgaben lassen sich gezielt als Warteschlange aufrufen. Damit wird auch sichtbar, welche Arbeit noch auf jemanden wartet.

„Ich dachte, du machst das“ bleibt natürlich weiterhin möglich. Es wird nur etwas schwieriger, die Aufgabenverwaltung dafür verantwortlich zu machen. 😉

Größere Vorhaben bekommen einzelne Schritte

„Website überarbeiten“ ist eine Aufgabe. Eine sehr große, sehr ungenaue und erstaunlich geduldige Aufgabe.

Mit Unteraufgaben lässt sich ein Vorhaben in konkrete Schritte zerlegen. Der Fortschritt wird auf der Aufgabenseite und in der Übersicht angezeigt.

Bei Bedarf kann eine Aufgabenart außerdem festlegen, dass die Hauptaufgabe erst abgeschlossen werden darf, wenn ihre Unteraufgaben erledigt sind. So bleibt ein Vorgang offen, solange noch Arbeit dazugehört.

Für die Planung können zusätzlich ein Beginn relativ zur Fälligkeit sowie geschätzter und tatsächlicher Aufwand hinterlegt werden. Bei wiederkehrenden Aufgaben folgt der Beginn dem jeweiligen Termin.

Das schafft mehr Überblick darüber, wann Arbeit ansteht und wie viel Aufwand dafür vorgesehen beziehungsweise bereits angefallen ist.

Es erledigt die Website leider weiterhin nicht. Diese Funktion hat es auch diesmal nicht ins Update geschafft.

Zusammenarbeit findet direkt am Vorgang statt

Bei gemeinsamer Arbeit gehört nicht jede Information in eine öffentliche Antwort.

Deshalb gibt es einen eigenen Bereich für interne Notizen. Das Lesen und Schreiben wird über eine separate Berechtigung gesteuert. Absprachen können dadurch direkt bei der Aufgabe bleiben, statt auf verschiedene Nachrichten und andere Kommunikationswege verteilt zu werden.

Für wiederkehrende Inhalte kommen verwaltbare Textbausteine hinzu, die sich in Kommentare und interne Notizen einfügen lassen.

Ähnliche Aufgaben können dupliziert werden. Das Formular wird mit vorhandenen Inhalten vorbelegt, während Autoren und Verantwortliche bewusst nicht automatisch übernommen werden. Eine kopierte Aufgabe soll schließlich nicht aus Versehen beim Kollegen landen, nur weil er beim letzten Mal zuständig war.

Umfragen innerhalb einer Aufgabe ergänzen die Möglichkeiten zur Abstimmung. Damit können Entscheidungen dort getroffen werden, wo auch die Informationen zum Vorgang liegen.

Anfragen bringen ihre eigenen Abläufe mit

Wer den Arbeitsplatz für Anfragen nutzt, braucht mehr als eine Liste offener Aufgaben.

Ein Vorgang wartet auf den Anfragenden. Eine Antwort kommt zurück. Der Status muss angepasst werden. Zuständige Personen müssen davon erfahren. Und manchmal wurde dieselbe Frage gleich zweimal gestellt.

Für diese Abläufe wurden mehrere Funktionen ergänzt.

Statuswechsel können an Antworten gekoppelt werden. Antwortet der Anfragende, kann der Vorgang beispielsweise wieder in Bearbeitung gehen. Passend eingerichtet kann seine Rückmeldung auch eine erledigte Aufgabe wieder öffnen.

Benachrichtigungen für Statuswechsel und Antworten wurden erweitert. Verantwortliche werden stärker einbezogen, während Benachrichtigungen zu internen Notizen nur an entsprechend berechtigte Empfänger gehen.

Doppelte Vorgänge können zusammengeführt werden. Kommentare, interne Notizen und Anfragende werden dabei in die Hauptaufgabe übernommen. Das geschlossene Duplikat verweist anschließend auf diese Hauptaufgabe.

Für Gäste lässt sich im regulären Aufgabenformular optional eine E-Mail-Adresse mit eigener Einwilligung erfassen. Darüber können sie Benachrichtigungen zu bestimmten Vorgängen erhalten. Auch eine konfigurierbare Löschfrist für diese Adressen gehört dazu.

Zusätzlich lassen sich SLA-Zeiten nach Aufgabenart und Priorität hinterlegen. Für offene Aufgaben können Überschreitungen angezeigt, gefiltert und über Benachrichtigungen weitergegeben werden.

Das ersetzt keine gute Organisation. Es nimmt dem Team aber einen Teil der wiederkehrenden Nachpflege ab.

Und dann ging es unter die Motorhaube

Bis hierhin lässt sich vieles zeigen: neue Ansichten, neue Felder, neue Möglichkeiten.

Ein erheblicher Teil der 50 Commits betrifft allerdings Dinge, die auf keinem Teaserbild besonders aufregend aussehen.

Wiederkehrende Aufgaben wurden bei Monats- und Jahreswechseln überarbeitet. Auch die Zeitzone des Erstellers und die Zeitumstellung werden berücksichtigt. Ungültige Wiederholungsintervalle wurden abgesichert.

Filter, Sortierung und Ungelesen-Zähler wurden korrigiert. Mehrsprachige Inhalte, Änderungsprotokolle und Benachrichtigungen wurden überprüft. Beim Anlegen in mehreren Kategorien wurden die Verarbeitung und die Zuordnung von Anhängen überarbeitet.

Weitere Korrekturen betreffen Gruppen-Zuweisungen, das Übernehmen von Aufgaben, Label-Zuweisungen, das Melden von Vorgängen und die Einbettung von Aufgaben in Inhalte.

Auch Einstellungen, die bislang nicht wie vorgesehen griffen, wurden bearbeitet. Dazu gehört beispielsweise die automatische Leerung des Papierkorbs.

Das sind keine zusätzlichen Features, die man einfach auf eine Produktseite schreibt. Es sind bestehende Funktionen, die ihren vorgesehenen Job zuverlässig erledigen sollen.

Berechtigungen müssen überall dieselbe Geschichte erzählen

Besonders gründlich wurde die Sichtbarkeit von Aufgaben überarbeitet.

Private, moderierte und gelöschte Aufgaben müssen in Listen, Suche, Einzelansicht, Einbettungen und Zählern nach passenden Regeln behandelt werden. Eine Aufgabe darf nicht an einer Stelle verborgen sein und an anderer Stelle trotzdem ihren Titel verraten.

Diese Regeln wurden vereinheitlicht und durch zusätzliche Prüfungen abgesichert. Auch Schreibzugriffe auf Kommentare und verschiedene Aufgabenaktionen wurden genauer validiert.

Dabei sind Fehler aufgefallen und behoben worden. Manche in bestehenden Funktionen, andere während des aktuellen Umbaus.

Das gehört zu einem ehrlichen Einblick dazu. Bei einer umfangreichen Überarbeitung reicht es nicht, die neue Oberfläche anzusehen und zufrieden zu nicken. Man muss auch die weniger freundlichen Fragen stellen: Was passiert ohne Berechtigung? Mit gelöschten Aufgaben? Mit alten Daten? Mit mehreren Sprachen?

Genau an solchen Stellen zeigt sich, wie viel Arbeit hinter einer scheinbar kleinen Versionsänderung steckt.

Technische Pflege bedeutet auch, mit WoltLab Schritt zu halten

Parallel wurde die Integration in die WoltLab Suite 6.2 modernisiert.

Listen, Aktionsmenüs und Massenaktionen wurden auf die aktuellen Systeme der Suite umgestellt. Ältere Aktionswege wurden ersetzt, ebenso wurden das Zitatsystem und weitere Integrationspunkte angepasst.

Zentrale Vorgänge wie Anlegen, Ändern, Löschen und Wiederherstellen sind technisch klarer voneinander getrennt. Zusätzliche Ereignisse schaffen Erweiterungspunkte für angebundene Plugins.

Datenbankabfragen und das Laden von Inhalten wurden gebündelt, Cache-Abläufe überarbeitet. Auch Datenschutzexport, IP-Bereinigung und das Entfernen von Benutzerinhalten wurden eingebunden.

Dazu kommen Verbesserungen bei Tastaturbedienung, Beschriftungen, Kontrasten und Struktur der Darstellung. Einklappbare Kategorien, Aufgaben im Benutzerprofil und Tagesstatistiken im ACP ergänzen die Einbindung in die Suite.

Viel davon bleibt bei normaler Nutzung im Hintergrund. Für Wartbarkeit und weitere Entwicklung ist es trotzdem relevant.

Damit der nächste Umbau nicht wieder alles umwirft

Mit der Entwicklung wurde auch die Qualitätssicherung deutlich ausgebaut.

Automatisierte Tests prüfen unter anderem Wiederholungstermine, Sichtbarkeit, Berechtigungen, Benachrichtigungen und Aufgabenabläufe. Neue Funktionen wie Unteraufgaben, Statuswechsel und das Zusammenführen von Vorgängen bekommen eigene Prüfungen.

Dabei wird auch kontrolliert, wie Anfragen durch die jeweiligen Schnittstellen verarbeitet werden. Weitere Prüfungen untersuchen PHP- und TypeScript-Code, Sprachvariablen, XML-Dateien und den Paketaufbau.

Der PHP-Code wurde dabei auf PHPStan Level 9 gebracht. Für alle, die damit nichts anfangen können: Das ist eine strenge statische Prüfung, die mögliche Fehler im Code aufspüren hilft, bevor sie bei der Nutzung auftreten.

Solche Prüfungen ersetzen keine Praxistests. Sie geben der Entwicklung aber ein wesentlich besseres Sicherheitsnetz.

Und ja: Auch dieses Sicherheitsnetz musste zwischendurch repariert werden. Softwareentwicklung hat einen bemerkenswerten Sinn für Humor.

Eine kleine Versionsnummer mit ziemlich viel Inhalt

Die 50 Commits stehen also nicht für 50 neue Funktionen. Sie stehen für eine Kombination aus funktionalem Ausbau, überarbeiteter Bedienung, Fehlerkorrekturen und technischer Modernisierung.

Für Nutzer bedeutet das neue Möglichkeiten, ihre Arbeit zu organisieren. Für Betreiber mehr Spielraum bei Formularen, Berechtigungen und Abläufen. Und für die weitere Entwicklung eine besser strukturierte und stärker geprüfte Grundlage.

Der beschriebene Stand gehört zum kommenden Arbeitsplatz-Update und befindet sich noch in der Beta-Phase. Vor der finalen Veröffentlichung stehen weitere Prüfungen des Updatewegs und realer Arbeitsabläufe an.

Genau diese Verbindung gehört für mich zur Produktpflege bei YoureCom: ein bestehendes Produkt weiterdenken, seine alltäglichen Abläufe verbessern und dabei auch die Stellen anfassen, die sich schlechter auf einem Screenshot verkaufen lassen.

Beim Arbeitsplatz ist daraus diesmal deutlich mehr geworden, als die Versionsnummer vermuten lässt.

Ich würde jetzt gern schreiben, dass ich beim nächsten Mal besser einschätze, wie lange „nur kurz“ dauert.

Aber wir wollen hier ja sachlich bleiben. 😉